Wenn deine One-to-Ones dir mehr Arbeit bringen, anstatt dich zu entlassen, dann machst du sie wahrscheinlich nicht richtig. Heute zeige ich dir in den nächsten 10 Minuten, wie du als Führungskraft in einfachen Schritten aus einem Ja-passt schon Gespräch ein One-to-One machst, das pro Woche ein bis zwei Stunden Rückfragen leicht erspart und dir Arbeit abnimmt, statt zusätzlich aufzuhalten. Ich zeige dir genau, welche Vorbereitung notwendig ist, welchen Hack du unbedingt kennen solltest und gebe dir zum Abschluss auch noch meine Top 5 Fragen, die deine Mitarbeiter dazu veranlasst, Leistung bringen zu wollen, anstatt nur zu müssen. Viele One-to-Ones fühlen sich im ersten Moment eh ganz okay an. Man sitzt da, man tauscht sich aus, man ist höflich und am Ende klappst du den Laptop zu und merkst, irgendwie gehst du nicht leicht daraus. Du gehst raus und hast einen Rucksack voller neuer Zettel. Und zack, am Ende bist du wieder der Flaschenhals. Aber mal ganz ehrlich, wer sich keine Zeit für echte Führung nimmt, macht sich auch selbst zu diesem Flaschenhals. Bleib dran und ich gebe dir heute die Antworten, die du brauchst, damit du nie wieder Druck machen musst. Und deine One-to-Ones mehr sind als reine Zeitverschwendung. Aber kurz stopp. Bevor du überhaupt ins Gespräch reingehst, nimm dir einen Moment Zeit und geh zuerst einmal kurz in dich. Frag dich vorab einfach, was will ich heute erreichen? Lös dich von dem Gedanken, wir reden halt einfach einmal drauf los und schauen, was kommt. Sondern frag dich lieber konkret, was genau soll nachher besser sein als vorher. Und dann machst du dir am besten gleich ein paar Notizen. Für die Vorbereitung auf so ein One-to-One gebe ich dir gleich einmal drei Tipps mit. Der erste ist, was läuft gut? Hier kannst du dir überlegen, welche Aufgaben du vielleicht schon im Vorfeld, in den letzten Wochen, in den letzten Monaten deinem Mitarbeiter oder deiner Mitarbeiterin übertragen hast. Welche davon sind wirklich gut gelaufen? Wo wurde verlässlich im Sinne der gewünschten Ergebnisse gearbeitet? Damit gibst du dir selbst die Möglichkeit, echte ehrliche Wertschätzung zu schenken. Ja, das ist ein Geschenk und es kostet dich rein gar nichts, außer dass du dir ein bisschen Zeit nimmst, dich vorbereitest und das Rüstzeug im Kopf parat hast, wenn du es dann brauchst. Wertschätzung wirkt zudem wie ein grünes Licht. Das kannst du dir so wie ein Spotlight hier im Studio oder so vorstellen. Das sagt, genau das wollen wir, gib mir mehr davon. Der zweite Schritt lautet, was hätte ich gern konkret, das sich verbessert? Da bestellst du dir selbst bewusst die Frage, welche Erwartungen habe ich eigentlich an meinen Mitarbeiter oder an meine Mitarbeiterin? Welches Verhalten oder welches Ergebnis müsste konkret besser werden oder erreicht werden? Und zwar so konkret formuliert, dass man es quasi anfassen und sich vorstellen kann. Das bedeutet aber nicht, sei proaktiver oder bemühe dich mehr, sondern ich will bis Dienstag eine klare Empfehlung von dir mit zwei Optionen und vielleicht auch noch in schriftlicher Form. Je eindeutiger du diese Anforderungen formulieren kannst und stellst, desto genauer wird das Ergebnis sein. Wirst du überrascht sein. Der dritte Schritt ist dann etwas optional, aber genauso extrem wichtig. Überleg dir im Vorfeld, was steht potenziell unausgesprochen im Raum, das wir unbedingt besprechen sollten. Gibt es offene Fragen, unnötige Reibungen oder Konflikte, die im Team sind oder vielleicht zwischen uns bestehen oder sonst irgendwas, das gefühlt wie Sand im Getriebe wirken könnte. Merk dir immer, wenn es irgendwo Sand im Getriebe gibt, dann spare dir die Mühe, dich mit fachlichen Themen zu befassen. Die werden nämlich sonst nur halbherzig umgesetzt. Die Regel dabei lautet ganz einfach. Selbst wenn du nur ein 15 Minuten One-to-One führst, je besser du vorbereitet bist, desto besser wird das Gespräch und desto besser wird der Outcome für euch beide sein. So, Vorbereitung abgeschlossen, lass uns also gleich zum nächsten Schritt übergehen, den viele unterschätzen. Jetzt klären wir, wie du den Einstieg so meisterst, damit sich das Gespräch wie Fliegen anfühlt. Also seinen Flow entfalten kann. Das Allerwichtigste zum Start ist immer so schnell wie möglich herauszufinden, in welchem Zustand sich dein Gegenüber gerade befindet. Ich spreche hier gerne vom State Check. Was meine ich damit? Du stellst dir einfach mal die Frage, wie ist die Körperhaltung deines Mitarbeiters, wie ist die Mimik? Ist er gestresst? Ist er präsent? Ist er fröhlich und entsprechend aufnahmebereit? Stimmt die Energie? Seien wir uns mal ganz ehrlich, da gibt es nichts zu raten. Weil wir Menschen spüren uns gegenseitig. Wir müssen nur wahrnehmen. Du musst nichts weiter tun, als einfach nur achtsam sein. Kurz innehalten. Von dir selbst weg auf den anderen hin. Wahrnehmung. Wie geht's meinem Gegenüber eigentlich? Wenn wir allerdings selbst gestresst sind, dann sind wir in der Regel viel zu viel bei uns und vergessen manchmal achtsam zu sein. Wie immer, die Person, die du zuerst führen musst, bist du selbst. Da fängt jede Führung an. Dazu kommt noch der Kontext. Du kennst ja auch die letzten Wochen, die Leistung, die dein Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin erbracht hat und genauso die vergangenen Gespräche mit deinem Gegenüber. Am Ende brauchst du nur kurz ein Gefühl, geht es dem oder derjenigen wirklich gut. Weil nur wenn er sich weitgehend sicher fühlt und wohlfühlt, kann er offen reden und überhaupt bereit sein, was zu verändern. Und dann kann sein vernünftiges Gespräch mit sinnvollem Outcome werden. Sonst läufst du einfach gegen Betonwände. Und das tut weh. Nicht nur dir, weil nichts weitergeht und du Zeit verlierst und noch gestresster wirst, sondern auch ihm. Und genau das wollen wir einfach nicht erreichen. Puh, ganz schön viel zu beachten, oder? Aber wir wollen kein großes Risiko nehmen und darum startest du ganz einfach locker rein, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Gib dem Gespräch Zeit. Egal wie einfach das Gespräch ist, jedes Gespräch braucht Zeit und Raum, sich zu entfalten. Start einfach mal mit echtem ehrlichem Interesse und stell Fragen, einfache, low-key, wie zum Beispiel, hey, wie geht's dir heute? Oder wie läuft dein Tag bisher? Hört aktiv zu und beobachte, was noch mitschwingt. Und gebt euch beiden damit die Chance, euch an diese neue Gesprächssituation zu gewöhnen. Wenn du merkst, da ist was im Hintergrund, dann schildere deine Beobachtung, mach es transparent. Wir haben das schon einmal in einem anderen Video besprochen, aber zum Beispiel so, ich habe den Eindruck, da gibt es ein Thema, über das du sprechen möchtest. Und öffnet damit einfach auch das Feld. Das Feld dafür, dass sich der Mitarbeiter, die Mitarbeiterinnen, öffnen können. Wenn nichts kommt, auch okay. Wir müssen nicht immer in die Tiefe bohren und nicht alles muss mit der Flugskraft besprochen werden. Kleiner Profitipp an der Stelle, ich würde auch ganz bewusst keine Fragen stellen wie, was stört dich gerade am meisten? Denk dran, wer fragt, der führt. Wer sucht, der findet. Wenn wir Fragen stellen, sucht unser Gegenüber automatisch nach der Antwort und du willst deine Leute nicht in negative Zustände führen, sondern eben genau daraus heraus hin zur Lösung, hin zur Weiterentwicklung. Und Negatives fällt uns meist sehr, sehr schnell ein. Und die Challenge ist eher, über das Gegenteil zu sprechen. Und genau deswegen machen wir dieses Video. Aber bevor wir jetzt zum Hauptteil kommen, noch einmal kurz zusammengefasst, worum es am Start geht. Immer um die Beziehungsebene. Wenn die geklärt ist und es beiden Gesprächspartnern gut geht, dann kann das Gespräch in konstruktive Bahnen laufen. Aber bevor wir jetzt zum Hauptteil kommen, noch einmal zusammengefasst, worum es am Start geht. Es geht immer um die Beziehungsebene. Wenn die geklärt ist und es beiden Gesprächspartnern wirklich gut geht, dann kann das Gespräch auch wirklich in konstruktive Bahnen laufen. Weil wenn der Mensch nicht da ist, bringen dir die besten Fragen rein gar nichts. Wenn du möchtest, dass ich in einem anderen Video mal detaillierter darauf eingehe, wie man so eine gute Beziehungsebene als Führungskraft herstellt, dann schreib mir das doch auch einfach kurz in die Kommentare und ich werde das Thema auch mal in einem der nächsten Videos mit aufnehmen und intensiv behandeln. Bevor wir jetzt wirklich in die Fragen eintauchen, gebe ich dir ganz kurz einen Special Hack für sinnvolle One-to-One-Gespräche mit. Und zwar spreche ich von der 80-20-Regel. Und nein, in dem Fall hat die nichts mit dem Pareto-Prinzip, das du vielleicht kennst, zu tun, sondern damit, dass die meisten One-to-Ons im Rückspiegel hängen bleiben. Was meine ich damit? Alles dreht sich ständig darum, was war, was ist passiert, was ist schief gegangen, was hat nicht funktioniert. Wer ein One-to-One nur Probleme sammelt, der züchtet Probleme. Das ist wie wenn du glaubst, du musst eine Foren im Tennis nur oft genug falsch spielen, dann wirst du sie irgendwann einmal richtig spielen. Nein. Du vertiefst damit nur das, was falsch ist. Du vertiefst eingefahrene Muster. Wenn du wirklich Veränderung erreichen willst, dann widmet dich schnellstmöglich der Lösung und der Beseitigung der Ursachen. Daher die folgende Zeitregel für sinnvolle lösungsorientierte Gespräche. 20 Minuten Vergangenheitsorientierung, kurz klären, was war, Lessons Learn drausziehen, fertig. Die 80% widmest du der Zukunft. Das Ziel, die Lösung, Verantwortung, was ist der nächste Schritt. Und jetzt der eine Standard, der dir dabei wirklich den Rücken frei hält. Ohne vereinbarten nächsten Schritt, einen klaren, verantwortlichen und vereinbarten Termin für das Folgegespräch ist das Gespräch nicht fertig. Ein Standard ist so wie ein Geländer. Er nimmt dir Arbeit ab, weil du nicht jedes Mal diskutieren musst. Da gibt es kein wir schauen mal und kein Passt eh und kein Wirt schon. Business ist Team Sport und starke Teams sind kein Zufall. Und die entstehen durch Standards und Systeme, die genau durch dich als Leader zu bauen sind. Nicht durch gute Absichten. Gut, also lass uns jetzt zu den Fragen kommen. Der Einstieg sitzt und wir können voll in den Gesprächsflow eintauchen. Daher möchte ich dir jetzt als nächstes meine absoluten fünf Lieblingsfragen mitgeben, die dir dabei helfen, das Gespräch so wirkungsvoll zu gestalten, wie du es möchtest. Noch einmal, sei dir immer bewusst, mit jeder Frage, die du stellst, löst du einen Denkprozess im Gegenüber aus. Stell daher keine Fragen, deren Antwort du gar nicht hören möchtest. Jede dieser Fragen zielt nicht etwa darauf ab, Informationen zu sammeln, sondern Denken zu trainieren und Ownership zu ermöglichen. Die erste, die ich dir vorstellen möchte, ist eine scheinbar einfache Frage mit großer Wirkung. Woran arbeitest du gerade? Das ist eine echte Frage für mehr Klarheit und Zielorientierung. Wir Menschen sind häufig so verwirrt und sehen uns auf unserer eigenen To-Do-Liste einfach nicht mehr raus. Wir sind in Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Und manchmal hilft dir schon so eine einfache Frage, um dem Mitarbeiter effektiv weiterzuhelfen. Du hilfst ihm zur Selbsthilfe. Das ist die Coaching-Rolle als Führungskraft. Außerdem hörst du als Führungskraft eben selbst heraus, ob da ein roter Faden ist oder nur ein Haufen offener Tabs und Instagram-Reels im Kopf. Die Frage passt gut am Anfang und hilft einfach nach dem Einstieg passend fortzusetzen und noch besser herauszufinden, wo der Mitarbeiter den Fokus gerade hinausgerichtet hat. Ergänzend dazu könntest du auch noch fragen, gegen Gesprächsende, was ist denn dein klares Ziel bis zum nächsten Gespräch? Beziehungsweise, wenn er schwammig ist, dabei noch spezifischer nachfragen, woran würdest du oder woran würden wir beide erkennen, dass du dieses Ziel erreicht hast? Damit wird ganz plötzlich aus, ich bin eh dran, eine klare Vorstellung eines Resultats für ergebnisorientierte Führung. Verantwortung, Ownership kann entstehen. Und wenn das Ziel steht, dann kannst du als Leader auch noch perfekt unterstützen, indem du zur zweiten meiner Top 5 One-to-One-Fragen übergehst. Was bremst dich gefühlt gerade? Oder, anders formuliert, welche Stolpersteine gibt es gerade bei dir, bei denen du meine Unterstützung gut gebrauchen könntest? Wichtig ist natürlich, dass auch hier der Ton die Musik macht. Du fragst nicht, wo hängst du schon wieder? Sondern wo kann ich dir den Weg freischaufeln? Oder wie kann ich dir weiterhelfen? Wie kann ich dich unterstützen? Und begib dich damit in die dienstleistende Rolle von dir als Führungskraft. Führungskraft sein ist dein Dienstleistungsjob und den kannst du damit voll erfüllen. Ja, nicht Schuld suchen, sondern den Hebel, der die Potenziale in deinem Team freilegt. Das ist deine Verantwortung. Natürlich gilt auch hier, noch etwas tiefer zu gehen und nachzubohren, um konkret herauszufinden, ob es Entscheidungen, klare Prioritäten, zusätzliche Ressourcen, Rückumdeckung braucht oder ob irgendwas im Team hakt. Aber Achtung, die Frage kann anfangs wirklich überfordern. Ich habe selbst oft erlebt, dass dann solche Antworten kommen wie, ja, mehr Zeit oder wir brauchen mehr Personal. Es gilt ja schon, auch immer nach realistischen Lösungen zu suchen. Selten ist die angenehmste und naheliegendste Lösung jene, die langfristig am sinnvollsten ist. Und die gilt es für euch beide zu finden. Gut, und jetzt kommt die Frage, wo du als Führungskraft wirklich merkst, ob du gerade Enabler bist oder der Engpass. Eine meiner absoluten Lieblingsfragen. Für diese Frage braucht es aber eine gehörige Portion Mut und Selbstvertrauen, damit sie wirklich auch wirken kann. Es geht um deine Haltung. Du fragst, was brauchst du von mir als Vorgesetzten, damit du deinen Job bestmöglich machen kannst? Mit der Frage eröffnest du natürlich den Raum, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin auch dir wirklich konkretes Feedback geben kann. Sei vorbereitet, dass da auch Unangenehmes kommen kann. Aber hier hast du die Möglichkeit, extrem viel über dich und deine Führung zu lernen. Dennoch ist die Frage so konstruiert, dass man auch bei negativen Themen nicht in der Kritik hängen bleibt, sondern lösungsorientiert am Angesprochenen arbeiten kann. Und bitte, wenn da was kommt, was dich trifft, nicht reflexartig rechtfertigen. Nicht ja, aber ich. Lass es einfach mal wirken, sag, du nimmst es mit und du wirst darauf zurückkommen und musst drüber nachdenken. Denk dran, offenes Feedback für dich ist immer wertvoll. Bedank dich dafür. Das fällt dem Mitarbeiter auch wahrscheinlich nicht leicht, das zu sagen. Und schon gar nicht, wenn es unangenehm ist. Ich persönlich halte nichts davon, dass man auf Feedback nicht sagen darf. Lass dir gerne für deine eigene Vorstellungsmöglichkeit auch nur mit einem Beispiel vertiefend erklären, was der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin meint. Das hilft dir einfach für dich mehr mitzunehmen. Sag zum Beispiel einfach, okay, danke für das offene Feedback, um mein Verhalten besser reflektieren zu können. Wäre es dir möglich, mir ein konkretes Beispiel zu nennen, wo du XY-Valtensweise merkst. Wenn das Gesprächsklima passt, ist diese Frage ein echtes Goldstück für eure weitere Zusammenarbeit in der Zukunft und deine eigene Weiterentwicklung. Ehrliches Feedback als Führungskraft ist viel zu oft eine Seltenheit. Und der Mitarbeiter merkt, ich darf Erwartungen aussprechen, ohne dass ich dafür eine drübergezogen bekomme. Das stärkt eure Bindung und damit natürlich auch die Mitarbindung, weil die hängt in der Regel an der Führungskraft. Nicht Benefits, sondern Führung baut Bindung. Und wenn Zusammenarbeit und Feedback geklärt sind, dann kommt jetzt der Teil, der in der Praxis oft den allergrößten Unterschied macht. Du wirst nämlich nicht nur reden, du willst, dass der Mitarbeiter wieder Energie und Begeisterung spürt und Freude im Job und dass daraus Leistung entsteht, die man auch sieht. Und genau dafür ist die nächste Frage nämlich. Welche deiner Stärken würdest du dir wünschen, in den nächsten Wochen noch mehr einzusetzen? Und wo könnten wir das ganz konkret möglich machen? Mit der Frage gehst du noch einmal voll in die Stärkenorientierung rein und hilf dir und deine Mitarbeiter herauszufinden, wo er oder sie sich noch nicht nach den entsprechenden Stärken eingesetzt fühlt. Bei vielen lässt die Arbeitsleistung nicht etwa nach, weil sie faul sind, sondern weil sie jeden Tag gegen ihre Natur rudern müssen. Irgendwann wird dann alles schwer, alles wird langsam und man fährt irgendwie gefühlt wie mit angezogener Handbremse. Setz dann gerne noch tiefergehend fort mit wo genau im Alltag würdest du das einsetzen? Bei welcher Aufgabe oder in welchem Meeting. Und am besten erarbeitet ihr so brainstorming-artig eine hilfreiche Liste mit Beispielen, wie man das umsetzen kann. Das ist echte Kooperation und gelebte Führung auf Augenhöhe. Wenn ein Mitarbeiter dann zum Beispiel sagt, ja, im Meeting haben wir meist viel zu wenig Struktur, dann hast du bereits das beste Zeichen bekommen. Ihm ist struktur wichtig. Und vielleicht hat er gerade deshalb sogar ein Talent dafür und fühlt sich vielleicht sogar gestärkt, wenn er in Zukunft für die Agenda in Meetings verantwortlich sein darf. So kannst du wirklich Leuten, denen etwas an Verbesserung ein Bedürfnis ist, dementsprechend einsetzen. So in etwa könnte eine Lösung auch in Richtung mehr Stärkenorientierung in der Führung aussehen. Und damit sind wir auch schon bei der fünften Frage. Und die ist nun der Abschluss, damit das One-to-One nicht einfach in der Luft hängen bleibt und echtes Ownership entstehen kann. Stell dafür zum Beispiel folgende Frage. Wofür sollten wir dich bis zum nächsten Gespräch verantwortlich halten? Das ist eine extrem faire Frage, weil sie gibt dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin eben genau die Möglichkeit, seine Verantwortlichkeiten selbst zu wählen. Selbstbestimmtes Leben, ohne dass du Druck machen musst. Großartig. Die Frage macht aus einem guten Gespräch ein echtes Resultat. Bleib dabei allerdings nicht stehen, sondern geh noch tiefer in die Konkretisierung hinein. Was genau machst du bis wann? Woran erkennen wir beide, dass es erledigt ist? Und stell auch die Frage, was ist der erste Schritt, der nächste konkrete Move? Das sind alles Coaching-Fragen. Als Führungskraft musst du deine Coaching-Skills auf das nächste Level heben. Und dann kommt noch der kleine Profi-Check, den ich persönlich wahnsinnig gerne verwende. Und das ist die berüchtigte Skalierungsfrage. Du kennst sie vielleicht und sie hilft dabei, Schwammiges transparent zu machen. Zum Beispiel fragst du auf einer Skala von 1 bis 10, wie sicher bist du, dass das bis zum nächsten Mal wirklich erledigt wird. Wenn da irgendwie 6 oder 7 kommt, dann kannst du immer noch fragen, nicht beleidigt sein, sondern frage einfach, okay, was brauchst du, damit wir vielleicht von sieben auf acht kommen? Wo ist vielleicht noch Sand im Getriebe? Das hilft euch, für mehr Klarheit in der Zusammenarbeit einfach zu sorgen. Plötzlich kommt dann was raus, was wirklich fehlt. Eine Entscheidung, ein Zeitrahmen oder ob noch Ressourcen irgendwo fehlen, die du vielleicht besorgen musst. Und genau da wirst du als Führungskraft vom Sebelrasler zum echten Enabler, zum Leader. Nicht indem du es übernimmst, sondern das Spielfeld für dein Team bereit ist, damit sie den Weg selbstständig gehen können. Denkt immer daran, bei jedem Gespräch euch einen nächsten Schritt, Verantwortlichkeiten und auch den Termin für das nächste Gespräch zu vereinbaren. Damit haben beide Seiten einfach die Möglichkeit, sich entsprechend vorzubereiten und es ist ein Anker im Kopf gesetzt, an dem man sich orientieren kann. Die Zeit des anderen wird dadurch planbarer. Wenn eins davon fehlt, dann habt ihr kein Ergebnis, dann bleibt es nur bei einem netten Gespräch. Manchmal auch notwendig, aber eben nicht immer zielorientiert. Zusammengefasst also nochmal die allerwichtigsten Takeaways. Wenn du dir aus dem Video nur drei Dinge mitnimmst, dann die. Erstens, Vorbereitung schlägt Spontanität immer. Zwei Minuten Notizen spannend dir hinten raus wertvolle, unzählige Stunden Ärger und Nachlaufen. Zweitens, der Mensch geht immer zuerst. Wenn es deinem Gesprächspartner nicht gut geht, dann kannst du fachlich noch so gut vorbereitet sein. Du redest immer gegen Beton. Beton diskutiert nicht. Drittens ist dann die 80-20-Regel. Ja, nicht Pareto, sondern die Zukunft. Klar, schaut euch das Problem gut an, aber versucht rasch in die Zukunft und Lösungsorientierung zu finden, um dort den nächsten Schritt, die klaren Verantwortlichkeiten und den Termin für das nächste Gespräch festzuhalten. Und wenn du dir einen Satz auf die Schirren schreiben willst, dann diesen. Du bekommst im Leben selten das, was du dir wünschst. Du bekommst meistens das, was du tolerierst. Und daher ist es auch so wichtig, in deinen Standards auch wirklich knallhart und konsequent zu sein. Denn Business ist Teamsport, starke Teams sind kein Zufall und niemand ist größer als das Team. Jetzt habe ich noch zwei wichtige Dinge zum Abschluss für euch. Ich habe noch eine wesentlich ausführlichere Sammlung meiner besten Fragen für Mitarbeitergespräche. Extra für dich zusammengestellt. Das Booklet dazu kannst du dir einfach kostenlos downloaden und den Link dazu findest du hier in der Videobeschreibung unter diesem Video. Und wenn du außerdem mehr solcher Videos zu praxiserprobten Tools für dich als Führungskraft haben möchtest, dann schreib mir doch deine Themen gerne in die Kommentare und ich werde in den nächsten Videos darauf eingehen. Aber vergiss nicht auf Abonnieren zu drücken, damit du auch informiert wirst, sobald das Video erscheint. Bis dahin viel Erfolg und Freude beim Fragen stellen.